Ab dem 5. Oktober 2025 gilt in der EU eine neue Pflicht zur Empfängerüberprüfung bei SEPA-Überweisungen (sog. Verification of Payee). Banken gleichen künftig IBAN und Empfängernamen ab. Passen diese nicht exakt zusammen, drohen Verzögerungen bei Zahlungen.
Das bedeutet für Pflegeeinrichtungen:
- Zahlungen von Kostenträgern können sich verzögern, wenn Name und Kontoinhaber nicht identisch sind (z. B. fehlende Rechtsform, Angabe falscher Einrichtung).
- Sammelüberweisungen können von der Prüfung ausgenommen werden – bei Einzelüberweisungen (z. B. Selbstzahlern) ist ein Verzicht nicht möglich.
Wie genau funktioniert die Empfängerüberprüfung?
Der Zahlende gibt für die Überweisung den Namen des Zahlungsempfängers und dessen Kontonummer (IBAN) an. Die Bank gleicht diese Angaben mit den Daten des Zielkontos ab. Name und Kontonummer müssen zueinander passen. Die Bank des Zahlungsempfängers meldet das Ergebnis innerhalb weniger Sekunden zurück.
Über ein Ampelsystem wird dem Zahlungsanweisenden der Grad der Übereinstimmung angezeigt:
1. 🟢 = Match/Übereinstimmung
2. 🟡 = Übereinstimmung mit Abweichungen (Close-Match), mit Rückmeldung des korrekten Empfängernamens
3. 🔴 = Keine Übereinstimmung (No-Match), ohne Rückmeldung des korrekten Empfängernamens
Nach Erhalt des Ergebnisses kann der Zahlende auf dieser Basis entscheiden, ob er die Zahlung freigeben, stornieren oder die Daten noch einmal auf Richtigkeit überprüfen möchte.
Haftung bei Empfängerüberprüfung: Die Bank haftet, wenn trotz korrekter Empfängerüberprüfung (grüne Ampel) eine Überweisung fehlschlägt. Gibt der Zahlende trotz Abweichung (gelbe oder rote Ampel) die Zahlung frei, trägt er wie bisher selbst das Risiko.
Verzicht auf Empfängerüberprüfung: Ein Verzicht ist nur bei Sammelüberweisungen an Nicht-Verbraucher möglich, nicht bei Einzelüberweisungen. Das kann zu Verzögerungen und Liquiditätsproblemen führen, wenn Namen und Kontoinhaber nicht exakt übereinstimmen.
👉 Empfehlung für Einrichtungen:
- Prüfen Sie unbedingt, dass auf Ihren Rechnungen exakt der Name steht, der bei Ihrer Bank als Kontoinhaber hinterlegt ist.
- Informieren Sie auch Selbstzahler entsprechend.
- Gegebenenfalls Rechnungsvorlagen anpassen und den korrekten Empfängernamen deutlich kennzeichnen.
- Prüfen Sie, ob Ihre bei der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen (ARGE IK) hinterlegten Kontoinformationen (insbesondere Kontoinhaber/-in) genau dem entsprechen, was bei Ihrer Bank vermerkt ist.
Der bpa hat bei Ministerien und Kassen auf eine praxisnahe Umsetzung gedrängt und setzte sich erfolgreich dafür ein, dass erste Kostenträger zumindest bei Sammelüberweisungen auf Prüfungen verzichten werden.