Romana Pawlak: Herr Macia, Sie haben heute auf dem Fachtag der Kooperationsgremien zur Entbürokratisierung der Pflegedokumentation der Länder Berlin und Brandenburg am 17.09.25 einen
spannenden Praxisbericht zum Thema „Entbürokratisierung durch Digitalisierung“ vorgestellt. Was war die zentrale Botschaft Ihres Vortrags?
Cedric Macia: Die Kernbotschaft war: Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie ist ein Werkzeug, um Prozesse zu vereinfachen, Pflegefachkräfte zu entlasten und gleichzeitig die Qualität der Dokumentation zu sichern. Unser Ziel ist, den administrativen Aufwand spürbar zu reduzieren, damit mehr Zeit für die Arbeit am Menschen bleibt.
Pawlak: Welche konkreten Maßnahmen haben Sie in Ihrem Projekt umgesetzt, um Bürokratie abzubauen?
Macia: Wir haben das Strukturmodell vollständig digital abgebildet. Dazu gehörte die Einführung einer zentralen Dokumentationssoftware, automatisierte Schnittstellen zu bestehenden Systemen und die Schulung der Mitarbeitenden. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war, dass wir die Prozesse gemeinsam mit den Teams vor Ort entwickelt und angepasst haben – nicht „von oben herab“.
Pawlak: Digitalisierung kann manchmal zusätzlichen Aufwand erzeugen. Wie haben Sie sichergestellt, dass es tatsächlich zu einer Entlastung kommt?
Macia: Genau das war unser Prüfstein: Jede neue Funktion musste eine echte Zeitersparnis bringen. Wir haben regelmäßige Feedbackschleifen eingebaut, in denen die Mitarbeitenden ihre Erfahrungen teilen konnten. Auf Basis dieses Feedbacks haben wir Anpassungen vorgenommen. Dieser interaktive Ansatz hat dafür gesorgt, dass die Akzeptanz sehr hoch ist. Trotzdem darf man nicht unterschätzen, dass die Digitalisierung Aufwand bedeutet.
Wir müssen alle lauter sein!
Pawlak: Welche Hürden mussten Sie überwinden?
Macia: Es gab drei zentrale Herausforderungen: Erstens technische Kompatibilität – nicht jedes System spricht automatisch miteinander. Zweitens die Sorge, dass digitale Prozesse „kälter“ wirken könnten. Und drittens der Schulungsaufwand. Wir haben diese Hürden durch eine enge Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern, transparente Kommunikation und gezielte Fortbildungen überwunden.
Pawlak: Welchen Mehrwert sehen Sie nach der Einführung für die Einrichtungen?
Macia: Die Einrichtungen berichten von weniger Zeitaufwand in der Dokumentation, mehr Transparenz in der Kommunikation und einer höheren Mitarbeitendenzufriedenheit. Das wirkt sich auch positiv auf die Pflegequalität aus.
Pawlak: Welche Empfehlungen geben Sie anderen Trägern, die ähnliche Projekte starten wollen?
Macia: Beginnen Sie klein, testen Sie früh, und holen Sie die Mitarbeitenden von Anfang an mit ins Boot. Digitalisierung funktioniert nur, wenn sie gemeinsam getragen wird.
Und: Wir müssen alle lauter sein! Denn wir Pflegeeinrichtungen sind bereit für die Digitalisierung – aber wir haben bei Ärzten, Kostenträgern und Co. noch zu wenige Partner mit den passenden Schnittstellen. Digitale Prozesse müssen auch bei anderen Playern im Gesundheitswesen ankommen, sonst werden wir unsere digitalen Informationen auch in einigen Jahren noch ausdrucken und an Arztpraxen per FAX übermitteln müssen!
Pawlak: Herr Macia, vielen Dank für das Gespräch.
Cedric Macia, Vorstand bpa.Landesgruppe
Geschäftsführer Medizin-mobil-Nord Cedric Macia GmbH